Arsip vital merupakan adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Untuk itu pemeliharaan dan perlindungan arsip vital perlu dilakukan untuk menjaga fisik dan isi informasi arsip tetap terjaga dengan baik. Salah satu upaya pemeliharaan yang dapat dilakukan adalah melalui alih media. Dengan alih media fisik arsip akan terjaga dengan baik namun ketika arsip akan dibutuhkan kita bisa mengakses lebih cepat menggunakan PC/ Laptop yang berbentuk PDF. Waktu yang diperlukan untuk mencari arsip vital yang dibutuhkan juga lebih singkat karena kita hanya perlu menuliskan kata tangkap pada folder yang berisi file PDF arsip vital yang telah kita alih media. Alih media arsip vital akan mendukung penyelengaran pemerintahan yang efektif dan efisien di era digitalisasi seperti sekarang. Alih media ini sangat mudah dilakukan di semua OPD kareana alat yang dibutuhkan hanya PC/ Laptop, mesin scanner dan back up penyimpanan yang berupa flas disk, CD Drive ataupun hardisk eksternal atau kalau sudah mempunyai biaya yang cukup bisa dianggarkan untuk penganggaran server. Adapun Undang - undang yang dapat dijadikan dasar kegiatan alih media antara lain adalah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, terdapat beberapa pasal yang berkaitan alih media arsip yaitu : 1. Pasal 48, dalam rangka pemeliharaan arsip dinamis dapat dilakukan alih media arsip. 2. Pasal 49 ayat (1) alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang- undangan. 3. Pasal 49 ayat (2) dalam melakukan alih media arsip pimpinan masing-masing pencipta arsip menetapkan kebijakan alih media arsip. 4. Pasal 49 ayat (3) alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi. 5. Pasal 49 ayat (4) arsip yang dialih mediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. 6. Pasal 49 ayat (5) alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait denganarsip hasil alih media. 7. Pasal 49 ayat (6) pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan.